Steuerberater wechseln: Ablauf, Kündigung und Checkliste

Wann sich ein Wechsel lohnt

Nicht jeder Ärger ist ein Grund zu wechseln – oft hilft ein offenes Gespräch. Ein Wechsel lohnt sich eher, wenn eines davon dauerhaft zutrifft:

• Fristen werden verpasst, oder du erfährst erst durch das Finanzamt davon.
• Du wartest regelmäßig Wochen auf Antworten oder hast keine feste Ansprechperson.
• Dein Unternehmen ist gewachsen – mehr Mitarbeitende, eine GmbH statt Einzelunternehmen, Verkäufe ins Ausland – und der Kanzlei fehlt dafür die Erfahrung.
• Du verstehst Auswertungen und Rückfragen nicht, weil die Sprache nicht passt.
• Rechnungen sind für dich nicht nachvollziehbar, und Nachfragen bringen keine Klarheit.
• Du bekommst Erklärungen, aber keine Beratung, obwohl du sie brauchst.

Der Ablauf in sieben Schritten

1. Neue Kanzlei finden. Kündige erst, wenn du eine Zusage hast. Bei ausgelasteten Kanzleien kann die Suche dauern – siehe Kein Steuerberater nimmt neue Mandanten?
2. Mandatsvereinbarung prüfen. Achte auf vereinbarte Kündigungsregeln und laufende Aufträge, etwa einen begonnenen Jahresabschluss.
3. Übergabe mit der neuen Kanzlei planen. Sie sagt dir, welche Unterlagen und Daten sie braucht und ab wann sie übernimmt.
4. Schriftlich kündigen. Nenne das Ende des Mandats, verlange die Herausgabe deiner Unterlagen und die Übertragung der Buchhaltungsdaten, und setze eine angemessene Frist. Ein Muster findest du unten.
5. Offene Rechnungen klären. Solange Gebühren offen sind, darf die alte Kanzlei Unterlagen unter Umständen zurückhalten.
6. Vollmachten umstellen. Die neue Kanzlei meldet ihre Vollmacht beim Finanzamt an; die alte sollte widerrufen werden, damit Bescheide und Schreiben beim richtigen Empfänger ankommen.
7. Fristen übergeben. Liste offene Erklärungen, Schreiben des Finanzamts und Termine auf und gib sie der neuen Kanzlei.

Kündigung: Was rechtlich gilt

Ein Steuerberatungsvertrag ist in der Regel ein Dienstvertrag über „Dienste höherer Art“, die auf besonderem Vertrauen beruhen. Solche Verträge kannst du grundsätzlich jederzeit kündigen (§ 627 Abs. 1 BGB) – ohne Grund. Prüfe trotzdem deine Mandatsvereinbarung, denn dort können abweichende Regeln stehen.

Bereits erbrachte Leistungen musst du bezahlen: Die Kanzlei kann einen Teil der Vergütung verlangen, der ihren bisherigen Leistungen entspricht (§ 628 Abs. 1 BGB). Ein halb fertiger Jahresabschluss wird also meist anteilig abgerechnet – ein weiterer Grund, den Zeitpunkt gut zu wählen.

Betreff: Kündigung des Mandats – [Firma], Steuernummer [Steuernummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich das Mandat für [Firma] zum [Datum], hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Bitte geben Sie mir bis zum [Datum] die Unterlagen heraus, die Sie von mir oder für mich erhalten haben, und übertragen Sie die Buchhaltungsdaten an meine neue Kanzlei [Name der Kanzlei].

Bitte teilen Sie mir außerdem offene Fristen und laufende Vorgänge mit und senden Sie mir Ihre Schlussrechnung.

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion]

Schick die Kündigung so, dass du den Zugang nachweisen kannst, zum Beispiel per Einschreiben – oder per E-Mail mit der Bitte, den Eingang zu bestätigen.

Unterlagen und Daten: Was du zurückbekommst

Dokumente, die die Kanzlei von dir oder für dich erhalten hat, muss sie dir auf Verlangen herausgeben (§ 66 Abs. 2 StBerG). Solange ihre Gebühren offen sind, darf sie die Herausgabe verweigern – außer das wäre unangemessen (§ 66 Abs. 3 StBerG).

Wie digitale Buchhaltungsdaten an die neue Kanzlei übertragen werden, beschreibt die Bundessteuerberaterkammer in ihren Hinweisen zur Mandatsbeendigung. Nutzen beide Kanzleien dieselbe Software, geht das meist direkt zwischen den Kanzleien. Frag vorher, ob dafür Kosten anfallen.

Welche Unterlagen genau nötig sind, sagt dir die neue Kanzlei. Typisch sind:

• Jahresabschlüsse oder Einnahmen-Überschuss-Rechnungen und Steuererklärungen der letzten Jahre
• Steuerbescheide und offene Schreiben des Finanzamts
• Summen- und Saldenliste, Anlagenverzeichnis, offene Posten
• Buchhaltungsdaten des laufenden Jahres
• Lohnunterlagen, falls du Mitarbeitende hast
• Bei GmbH und UG: Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug, Gesellschafterliste
• Steuernummern und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Der beste Zeitpunkt

Am einfachsten ist der Wechsel nach einem abgeschlossenen Jahr: Jahresabschluss und Erklärungen des Vorjahres sind erledigt, die neue Kanzlei startet mit dem neuen Jahr. Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich, braucht aber mehr Abstimmung – etwa wer die Buchhaltung bis zum Stichtag abschließt.

Warte nicht, wenn Fristen verpasst werden oder die Kanzlei nicht mehr reagiert. Dann ist ein schneller Wechsel meist das kleinere Übel.

Diesmal gleich passend wählen

Wer wechselt, weiß meist genau, was gefehlt hat: Erfahrung mit der Rechtsform, der Branche oder dem Auslandsbezug – oder die richtige Sprache. Genau diese Punkte klärst du mit den Fragen für das Erstgespräch.

Bei GetSteuer gibst du im Fragebogen an, dass du wechseln möchtest, und beschreibst, was du brauchst. Wir zeigen deine Anfrage nur Kanzleien, deren Profil dazu passt und die neue Mandanten annehmen.